Obveza provođenja popisa uređena je dvama propisima, Zakonom o računovodstvu te Općim poreznim zakonom. U tom smislu obveza je tvrtke utvrditi stvarno stanje imovine i obveza, ali je važno istaknuti da takvim popisom dolazimo i do evidencije inventurnih razlika, to jest viškove i manjkove, što nam pomaže kako bismo uskladili knjigovodstvo tvrtke. Tako ćemo osigurati da informacije o imovini, obvezama i kapitalu iz bilance te rezultati poslovanja prikazani u računu dobitka i gubitka budu iskazani u realnim vrijednostima.
Važnost i svrha popisa
Na temelju takvih fer i istinitih financijskih izvještaja menadžment, dioničari i članovi društva mogu donositi odgovarajuće poslovne odluke. Predmet je popisa sva imovina kao i obveze, popis je obvezan za sve poduzetnike, a nakon provedenog popisa popisno povjerenstvo obvezno je izraditi elaborat o obavljenom popisu, odnosno izvijestiti upravu društva o utvrđenim popisnim razlikama i dati prijedloge za njihovo evidentiranje u knjigovodstvu.
Podsjećamo vas da su inventurne liste ujedno i knjigovodstvene isprave. Postupak popisivanja imovine bilo bi dobro obaviti stvarnim fizičkim brojanjem, a ne samo preslikom evidencije iz računalnog sustava tvrtke, naravno ako je to moguće. To posebno vrijedi za zalihe i inventar, kod kojih su i moguće najčešće pogreške, tj. razlike. Na temelju elaborata o popisu imovine i obveza uprava društva odlučuje kako postupiti s popisnim razlikama.
Pri popisivanju imovine u praksi manjkovi su mnogo češći od viškova. Takvi manjkovi u određenim slučajevima mogu biti oporezivi ili pak neoporezivi. Osnovnu podjelu možemo prikazati na sljedeći način:
Neoporezivi manjkovi
• Manjkovi nastali zbog kala, rastepa, kvara i loma,a najviše do visine utvrđene odlukom HGK i HOK-a
• Manjkovi nastali djelovanjem više sile (poplava, požar, potres i sl.)
• Manjkovi zbog provalne krađe do visine utvrđene očevidnikom mjerodavnog tijela za procjenu štete
• Tehnološki manjkovi nastali u procesu proizvodnje (sukladno normativima)
• Manjkovi dobara zbog neodgovarajuće kvalitete, ali samo uz nazočnost ovlaštenog službenika
Oporezivi manjkovi
• Manjkovi na teret društva – prekomjerni ali objektivni, sukladno odluci ne postoji odgovornost zaposlenika; u tom slučaju potrebno je obračunati PDV i povećati poreznu osnovicu poreza na dobit
• Manjak na teret odgovorne osobe – uprava društva utvrdila je odgovornost zaposlenika i donijela odluku da štetu nadoknadi zaposlenik. Za utvrđeni manjak ispostavlja se obračun ili račun koji nadoknađuje zaposlenik. Ta vrsta manjka po obračunskom sadržaju najsličnija je prodaji
• Manjak po osnovi nesamostalnog rada – uređen je kroz čl.15.st.4.Pravilnika o porezu na dohodak; primicima po osnovi nesamostalnog rada smatraju se manjkovi na imovini ako se za te manjkove ne tereti odgovorna osoba i ako se po toj osnovi ne utvrđuje dohodak od kapitala. Utvrđeni manjak uvećavamo za porez na dodanu vrijednost i smatra se primitkom po osnovi nesamostalnog rada i u tom se slučaju pripisuje radniku koji je obvezan donijeti odluku o terećenju odgovorne osobe, a nije to učinio. Vrlo je važno u takvom slučaju donijeti i odluku o odgovornoj osobi.
