U takvim je slučajevima važno ostati hladne glave, a kako biste to i uspjeli donosimo vam savjete portala eHow:
Ne odgovarajte odmah
Ukoliko poput mnogih imate potrebu istog trena žestoko uzvratiti paljbu, ne budite brzopleti jer mogli biste požaliti! Poruku prije slanja spremite u nedovršene mailove kako biste nakon što se smirite mogli još jednom razmotriti takav potez. Ukoliko poruka ne zahtijeva trenutni odgovor, prespavajte i razmislite kako riješiti problem na profesionalan način.
Počnite ljubazno
Ako vam je netko poslao posebno “okrutan” mail, nije nužno da odgovorite na isti način. Započnite s nečim poput “Hvala na vašoj poruci” jer takve fraze mogu stvari usmjeriti na pravi tok. Njoj ili njemu dajte do znanja kako ste zahvalni na primljenom “feedbacku”.
Ponudite rješenje
Ponekad se, barem na kratko iz zapetljane situacije možete izvući profesionalnom porukom kao što je: “Hvala vam na poruci. Javit ću vam se u najskorijem mogućem roku”. Ipak, kad je riječ o “zločestom” mailu kolege ili mušterije bitno je biti ljubazan, ali se prvenstveno usredotočiti na samu srž problema. Ponudite pomoć i pokušajte konstruktivno iskoristiti vlastitu negativnu energiju.
Budite pametniji
Ukoliko e-mail sadrži ozbiljne uvrede ili čak vulgarnosti, vratite istom mjerom, ali na nešto civiliziraniji način. Zbog jednostavne formulacije kao što je “Cijenim vaše povratne informacije, ali smatram kako bi bile učinkovitije da su prezentirane na konstruktivniji način” osjećat ćete se bolje nego da ste pokleknuli pred spominjanjem bliže i dalje rodbine. I vaše je pravo podsjetiti druge na profesionalnost.
