Ujedno sam naglasila važnost kontinuiranog praćenja rada tijela koja su mjerodavna za provedbu natječaja i njihovih internetskih stranica na kojima je moguće pronaći sve informacije vezane uz pojedinu komponentu i natječaj.
Vaš će projekt biti uspješan samo ako bude kvalitetno razrađen i dobro napisan. U ovom trenutku možete odlučiti da ćete proces osmišljavanja i izrade projekta obaviti sami, a mudro bi bilo angažirati konzultante koji će vam pomoći u koracima prijave koji slijede.
Analiza natječajne dokumentacije
Korak koji je esencijalan za osmišljavanje i posebice pisanje projekta jest analiza natječajne dokumentacije, koja se sastoji od uputa za prijavitelje, prijavnog obrasca za narativni dio projekta, logičke matrice i proračuna. Natječajna dokumentacija sadržava i brojne druge obrasce koji u toj fazi nisu toliko važni pa ih neću posebno obrađivati.
Svakako najvažniji dokument koji treba vrlo dobro proučiti jesu upute za prijavitelje. Njihov je izvornik napisan na engleskom jeziku koji je službeni jezik natječajnog procesa, no naša nacionalna tijela često ih prevedu na hrvatski kako bi pomogle potencijalnim prijaviteljima. Ovdje želim upozoriti na mogućnost da hrvatska inačica ima pogrešaka u prijevodu ili tumačenja koja nisu potpuno usklađena s izvornikom, što se katkad može odraziti na valjanost i kvalitetu prijave. Zato se uvijek preporučuje provjeriti izvornik.
Upute za prijavitelje
Upute za prijavitelje sadržavaju sve informacije koje su relevantne za raspisani natječaj – uvodne odredbe, uvjete za prijavu, izlistaj potencijalnih prijavitelja i njihovih partnera, informaciju o iznosu grant-sheme, prednosti, prihvatljive teme i aktivnosti te brojne druge informacije koje se odnose na natječaj.
I tijekom toga koraka važno je pratiti internetske stranice tijela koje je raspisalo natječaj jer može doći do promjene uvjeta natječaja. Promjenama se mogu donekle mijenjati prednosti, dakle teme, ali mogu se isključiti ili uvoditi drugačije kategorije prijavitelja od onih koje su navedene u inicijalnoj inačici. Često se događa da prijavitelji ne prate promjene uvjeta natječaja, što može dovesti do odbijanja projekta zbog nepoštovanja uvjeta.
Kada ste završili analizu natječajne dokumentacije, potrebno je dobro osmisliti i napisati projekt. Osmišljavanje je najbolje provesti u timu, rabeći brojne tehnike upravljanja projektnim ciklusom koje vam stoje na raspolaganju. To su izlistaj i analiza problema, izrada problemskog stabla, analiza dionika, SWOT analiza, određivanje strategije i strateškog cilja, osmišljavanje rezultata koje želite postići i aktivnosti kojima ćete do njih doći.
Kako osmisliti projekt?
Te se tehnike najčešće rabe na radionicama o upravljanju projektnim ciklusom, omogućuju dobru razradu projekta i ideje, sudjelovanje i doprinos cijelog projektnog tima, odnosno onih koji će projekt u konačnici provoditi. Najvažnije je u početku uključiti osobe koje će projekt provoditi kako bi mogle dati svoj doprinos i, što je najvažnije, dobiti osjećaj da im provedba projekta nije nametnuta.
Tehnike osmišljavanja projekta možete iskoristiti za tzv. team building, poticanje zajedništva u instituciji i stvaranje osjećaja pripadnosti u vaših zaposlenika. One su vrlo zanimljive, interaktivne i omogućuju dobivanje i razradu odličnih ideja u prijateljskom i opuštenom ozračju, zbog čega ih preporučujem i u drugim fazama poslovanja.
Korak koji slijedi nakon provedene analize jest priprema natječajne dokumentacije. To znači ispunjavanje obrazaca na temelju materijala koje ste osmisliti u prethodnom koraku.
Kao i svaki natječaj, natječaji za dobivanje sredstava iz programa IPA imaju svoje specifičnosti te zahtijevaju određeni stupanj poznavanja projektne sintakse i načina razmišljanja. Ako prvi put sudjelujete u osmišljavanju i pisanju projekta, dobro je potražiti stručnu pomoć konzultanata koji će vas voditi kroz proces i omogućiti vam stjecanje znanja i vještina potrebnih da sljedeći projekt osmislite sami.
Solo igrači
Ako se pak odlučite na samostalan rad, jako je važno sva pitanja i dvojbe na vrijeme poslati mjerodavnom tijelu kako biste na vrijeme dobili odgovor. Rok u kojem to možete učiniti naznačen je u uputama za prijavitelje.
Kada ste pripremili obrazac za opis projekta, logičku matricu i obrazac proračuna, ne zaboravite ih umnožiti u traženom broju primjeraka. Također, ne zaboravite prikupiti potpisane i ovjerene partnerske obrasce ako u projektu imate partnera. Obratite pozornost i na popratnu dokumentaciju te provjerite koje dokumente morate dostaviti odmah, a koje ćete biti dužni dostaviti naknadno.
Upute za pripremu dokumentacije, točna adresa tijela i rok za prijavu naznačeni su u uputama za prijavitelje. Svi projekti koji su zaprimljeni poslije toga roka neće se razmatrati, zbog čega rok valja shvatiti vrlo ozbiljno.
Želim vam mnogo sreće u aktivnostima koje se odnose na osmišljavanje i pisanje projekata.
